L’externalisation partielle ou totale de son service administratif est courante pour les entreprises qui souhaitent gagner en compétitivité. Que ce soit de façon ponctuelle, quand l’entreprise n’a pas les moyens humains en adéquation avec ses besoins dans le cadre d’un accroissement d’activité, ou dans le cadre d’une restructuration, cette externalisation permet d’assurer la gestion administrative de façon optimale.
Que signifie « Externaliser son service administratif » ?
Au premier plan, les entreprises qui ont recours à l’externalisation des fonctions administratives sont en recherche d’une optimisation, de rentabilité et de performance. En faisant appel à un prestataire tel qu’Omag Consulting les entreprises se donnent ainsi les moyens de se concentrer sur leur cœur de métier.
Hier encore assimilé à du secrétariat à distance ou télé-secretariat, l’externalisation dépasse aujourd’hui très largement ce cadre, notamment par les tâches confiées qui peuvent selon les cas être très diversifiées et par conséquent demandent un partenariat étroit, une maitrise technique et surtout une parfaite connaissance de l’environnement où opère l’entreprise utilisatrice.
L’externalisation connue aussi sous le nom d’outsourcing, n’est donc pas uniquement un phénomène lié à la seule recherche d’économie de coûts même si celle-ci est une réalité de fait. Elle permet également d’avoir un service administratif souple capable d’absorber les augmentations importantes d’activité, et de limiter les impacts des baisses d’activité grâce à un lissage des services sur de longues périodes, ou par des facturations à la tache.
L’externalisation se positionne comme un véritable facteur de développement dans une stratégie à long terme. L’externalisation associe des partenaires pour leurs capacités à offrir des services complémentaires, de par leur spécialisation, leur professionnalisme, et leur capacité à évoluer dans un environnement tertiaire en pleine mutation technologique, passant ainsi d’une notion de coût de la gestion administrative à une notion de véritable valeur ajoutée.
Différence entre externalisation du service administratif et sous-traitance
L’externalisation du service administratif d’une entreprise se différencie de la sous-traitance administrative par le transfert d’activité stratégique à des prestataires.
En effet, la sous-traitance consiste en une simple demande d’exécution de tâches à des personnes pour une surcharge de travail ponctuelle. C’est par exemple le cas lors de la création d’une brochure, ou d’une traduction d’un document. Ces tâches administratives sont ponctuelles et ne demandent pas de personnel à temps plein. Cette sous-traitance est réalisée car la demande est ponctuelle et demandent un personnel qualifié dans un domaine précis et spécifique.
A contrario, dans le cadre de l’externalisation, l’entreprise délègue une partie de son savoir-faire à un prestataire tout en gardant le contrôle des opérations et en bénéficiant de l’apport des moyens mis en œuvre. Cette externalisation permet d’avoir une gestion administrative en temps partagé avec d’autres entreprises, et donc d’avoir un coût et une utilisation correspondant aux besoins. L’externalisation est par exemple courante pour la comptabilité, qui est totalement confié à un expert comptable qui réalise la totalité de la gestion comptable pour l’entreprise. L’expertise apportée permet de s’assurer de la réalisation de certaines tâches, avec un contrôle sur la qualité du résultat obtenu.
Forts de leurs compétences, nos experts vous conseillent dans la mesure du possible en fonction de vos besoins et réalités de vos affaires. Nous vous fournissont des outils professionnels et interviennont directement ou à distance au sein de votre entreprise selon vos souhaits et votre organisation interne. Dans le cadre de la fonction d’externalisation administrative, nous analysons en détail votre matériel pour définir le meilleur logiciel de gestion commerciale pour votre organisation. Bien sûr, Nous vous accompagnont dans le déploiement, la compréhension de son backend, et l’utilisation au quotidien des modules destinés à la gestion nécessaire aux chefs d’entreprise.
Domaines d’externalisation
Omag Consulting, a été fondée en 2005, par Nicole Vignon Delettre et dès sa création l’entreprise s’est engagée sur la voie de l’externalisation avec quatre grands axes :
1. L’externalisation des fonctions administratives à fortes valeurs ajoutées
2. L’externalisation des ressources humaines, avec en particulier l’externalisation du suivi des visites médicales
3. L’externalisation de l’administration des ventes
4. L’accompagnement des entreprises étrangères dans la création de bureaux de liaison en France.
Pour aller plus loin dans votre réflexion pour l’externalisation
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